Comment Oyster Hub a ajouté 42 % de revenus supplémentaires pendant la pandémie COVID

Lorsqu'on lui demande de décrire Oyster Hub, le cabinet comptable qu'il a cofondé il y a trois ans, Adarsh Dutt s'empresse de répondre.

« Nous aidons les entreprises à gérer et à générer des flux de trésorerie, tout en donnant aux personnes derrière l'entreprise le temps de profiter des joies de la vie », explique-t-il. « Nous permettons aux gens d'utiliser leur entreprise comme un outil pour leur style de vie, et de faire davantage ce qu'ils aiment faire. »

Cette volonté d'aider les clients à utiliser leur entreprise comme un moyen de s'épanouir dans leur vie, quelle que soit la manière dont ils y parviennent, est restée au cœur de la mission d'Oyster Hub tout au long du parcours d'Adarsh et de son équipe.

Le don du temps

Oyster Hub a été créé lorsque Adarsh et Vik Naidu ont identifié une lacune dans le secteur de la comptabilité et du conseil.

« Trop de propriétaires de petites entreprises travaillent de longues heures et presque sept jours sur sept », explique Adarsh. « Ils sont stressés, malheureux et n'ont jamais assez de temps pour profiter de leur vie. Nous sommes des humains, pas des robots. Et nous devons utiliser le temps dont nous disposons pour les choses que nous aimons le plus faire. »

« Je fais beaucoup de recherches sur la technologie, l'automatisation et les systèmes permettant de gagner du temps, et je savais qu'il y avait une grande opportunité d'aider ces personnes. »

Adarsh et Vik ont créé Oyster Hub en se basant sur leur philosophie selon laquelle le temps est la chose la plus importante dont disposent les humains. Et leur objectif principal est d'en donner plus à leurs clients.

« Nous enseignons à nos clients comment utiliser la technologie moderne pour gagner plus de temps afin qu'ils puissent profiter des choses les plus importantes de leur vie. »

« Lorsqu'elle est utilisée dans le bon contexte, la technologie peut contribuer au bien-être mental et donner plus de temps pour faire les choses que nous aimons. C'est notre philosophie et c'est pourquoi nous avons appelé notre entreprise Oyster Hub. Le monde est une huître, et nous vous aidons à trouver la perle », déclare Ardesh.

Cet état d'esprit s'avère efficace. En 2020, l'équipe d'Oyster Hub et Adarsh ont reçu six nominations aux Australian Accounting Awards.

Mettre en pratique ce qu'ils prêchent

Oyster Hub a connu une croissance rapide au cours de ses trois années d'existence, et l'une des principales raisons en est qu'elle applique sa propre philosophie.

En plus de donner à leurs clients des moyens technologiques, ils investissent dans des systèmes pour automatiser leurs propres processus.

« Parfois, je parle à un client qui est stressé en essayant de jongler entre son rôle de propriétaire d'entreprise et d'employé, et en essayant de tout faire lui-même », explique Adarsh. « Je leur montre comment nous faisons les choses, et à quel point nous automatisons ».

« Je montre comment nous combinons TSheets, QuickBooks et Receipt Bank pour économiser environ deux mois par an. Et ils peuvent faire de même. »

Au centre des opérations internes d'Oyster Hub se trouve Karbon, qu'ils utilisent pour la gestion du travail, les communications internes et les courriels.

« Tout se fait par le biais de Karbon », explique Adarsh. « Nous avons des notes sur le travail, des commentaires sur les courriels, les tâches, et chaque chaîne de communication est stockée. Nous gérons tellement de petites entreprises, mais il est facile pour nous de trouver tout ce dont nous avons besoin. »

« Si quelqu'un passe plusieurs heures sur un élément de travail Karbon, ce temps est envoyé directement sur TSheets. Nous savons combien de temps a été passé et pouvons le mesurer en termes de productivité. Nous savons alors si nous fixons le prix de nos services de manière appropriée. »

« Plus important encore, nous pouvons piloter la formation et le développement du personnel pour accroître notre propre efficacité, et répercuter les économies réalisées sur nos clients. »

Que se passe-t-il lorsqu'une pandémie frappe?

En début 2020, alors la crise COVID s'est rapidement aggravée, Adarsh était en vacances dans son pays natal, les Fidji. Après avoir rapidement embarqué sur le prochain vol pour l'Australie, il a été contraint de rester en quarantaine à son domicile pendant 14 jours.
« Nous n'avions aucune idée de ce qui allait se passer », raconte-t-il. « Du jour au lendemain, nous avons dû déplacer tout notre personnel pour travailler à domicile ».
Malgré l'incertitude et le chaos mondial, l'équipe d'Oyster Hub a bénéficié d'une transition en douceur.
« Nous gérions déjà tout dans Karbon et tous nos autres systèmes sont également basés sur l'infonuage », explique Adarsh. « Donc, accéder à tout cela depuis chez nous a été un exercice sans faille. La seule différence est que nos réunions matinales ont été déplacées sur Zoom. »

« Karbon nous a donné la possibilité de travailler à domicile. Peu importe où nous nous trouvions, nous avons découvert que nous pouvions travailler depuis n'importe quel endroit et rester efficaces. »

Gérer plus de 350 demandes de renseignements sur les nouveaux clients

Malgré une transition sans heurts vers le travail à distance, Adarsh et son équipe ont été confrontés à un autre défi lié au coronavirus : un afflux soudain de nouveaux clients.

« Lorsque le gouvernement australien a annoncé ses mesures de relance, nous avons reçu plus de 350 demandes de nouveaux clients commerciaux », explique-t-il. « Nous avions un devoir envers nos clients actuels, des centaines de nouvelles demandes, une équipe travaillant à domicile, et j'étais en auto-isolement. »

« Mais grâce à Karbon, nous nous en sommes sortis. De nouvelles pistes sont arrivées, l'équipe a été informée de l'étendue du travail, et tout a été géré depuis Karbon. »

« En 28 jours, nous avons augmenté les factures pour les travaux de nouveaux clients, ce qui a augmenté notre chiffre d'affaires de 42 %. Pour faire simple, si nous n'avions pas tout organisé à Karbon, cela n'aurait pas été possible. »

Adarsh explique que la plupart de leurs nouveaux clients avaient déjà des comptables, mais qu'ils n'étaient pas satisfaits du service qui leur était fourni.

« Je sais que leurs anciens comptables avaient beaucoup de connaissances, mais ils ne disposaient pas des systèmes nécessaires pour faire face à une augmentation de la charge de travail », dit-il. « Et si nous n'avions pas un système évolutif, où nous pourrions reproduire les processus pour différents clients, nous serions dans la même situation. »

« Peu importe le secteur d'activité dans lequel vous vous trouvez. Si vous ne pouvez pas résoudre les problèmes d'un client mieux que l'autre personne, vous n'obtiendrez pas ce client. Et heureusement pour nous, nous étions équipés pour résoudre ce genre de problèmes ».

Le flux de travail est la clé

Selon M. Adarsh, le fait de disposer de systèmes permettant de gérer efficacement le flux de travail a permis à Oyster Hub de se développer sans rencontrer les difficultés que connaissent de nombreux autres cabinets en pleine expansion.

« La chose la plus importante pour les cabinets comptables est la façon dont leur flux de travail est géré », dit-il. « Si vous n'avez pas le bon système pour votre flux de travail, vous ne serez pas en mesure de bien servir vos clients ».

« Tous nos modèles sont dans Karbon. Nous avons des tâches automatiques envoyées aux clients, et s'ils sont en retard, ils reçoivent également des rappels automatiques. Non seulement cela nous fait gagner du temps, mais nos clients l'apprécient aussi. Ils ne sont pas habitués au niveau de contact que nous sommes capables de leur fournir. »

« Je ne suis pas une personne organisée. Mais cela n'a aucune d'importance, car Karbon s'occupe de l'organisation pour moi. Tout y est, ce qui nous permet de respecter les obligations de conformité comptable et de documentation avec facilité. Même si je suis en train de parcourir mes courriels au lit et qu'un nouveau travail arrive, je peux créer un élément de travail, ajouter une note, et le lendemain, rien ne sera oublié. »

Automatiser le travail de deux employés

L'investissement d'Oyster Hub dans Karbon lui permet en fait d'économiser de l'argent à long terme, en automatisant un travail qui, autrement, nécessiterait les services d'un personnel supplémentaire.

« La valeur que nous apporte Karbon vaut chaque centime », déclare Adarsh. « Cela nous fait gagner beaucoup de temps et de travail ».

« Karbon me fait économiser plus de 100 000 dollars par an. Sans Karbon, nous aurions besoin d'au moins deux autres personnes à temps plein. »

Le heures supplémentaires dont dispose l'équipe d'Oyster Hub — combiné à un système évolutif qui contient leurs informations les plus importantes — leur permet de fournir un meilleur service à leurs clients.

« Ce n'est pas seulement l'automatisation », dit Adarsh. « Le fait de tout avoir en un seul endroit nous rend plus efficaces. Les e-mails arrivent, nous y mettons toutes les notes, nous ajoutons une photo de chaque client pour nous en souvenir, car nous nous développons très vite. »

« Karbon m'aide à ajouter plus de valeur à mes clients, à être plus proche d'eux et à avoir des conversations plus stratégiques. »

Key results

• Ajout de 42 % du travail des nouveaux clients en 28 jours

• Gestion de plus de 350 demandes de renseignements sur les nouveaux clients avec une équipe à distance

• Automatisation du travail de deux employés à temps plein

• Économie de plus de 100 000 $ en coûts de personnel et d'opportunité