Comment Officeheads est passé au travail à distance, a consolidé sa technologie, et a renforcé sa culture d'entreprise.

Spécialisée dans les petites entreprises et l'espace entrepreneurial, l'équipe d'Officeheads se positionne comme le partenaire idéal pour les propriétaires d'entreprises créatifs, les férus de la technologie, et ceux qui ont un esprit de compétition.
« Le client idéal pour nous... a soif d'en savoir plus », explique la PDG Rebecca Berneck. « Ils ont cette mentalité de gagnant, ils sont ouverts au changement, et peut-être juste un peu effrayés ».
Avant Officeheads, Rebecca a travaillé pendant 15 ans pour une société de conseil en gestion stratégique, cultivant une expérience inestimable dans des entreprises Fortune 500. C'est cette expérience, associée à une passion ardente pour la victoire, qui l'a aidée à construire les fondations d'Officeheads.
Et peut-être que cet esprit de compétition dans son entreprise est le résultat de ses années de course de motos anciennes. Bien qu'elle se soit retirée de ce sport, Rebecca est toujours animée par la même soif de gagner.

« Il y a beaucoup d'analogies entre la victoire sur la piste de course et la victoire en affaires. Nos clients visent l'objectif. Ce sont des gagnants : ils essaient simplement de gagner. À mon avis, la victoire consiste à avoir une entreprise financièrement saine. Nous voulons donc aider [nos clients] à gagner la course, quelle que soit la course qu'ils essaient de gagner. »

Comprendre et construire le plan de course à long terme

L'équipe d'Officeheads estime que chaque entrepreneur devrait avoir la liberté de sortir de derrière son bureau et de vivre ses passions.
« Ils viennent nous voir et nous les aidons à comprendre les mots derrière ce que disent leurs chiffres. Et grâce à la gestion financière, nous faisons tout ce travail [pour] qu'ils puissent sortir de derrière leur bureau. C'est notre vision », explique Rebecca.

« Nous formons et accompagnons les entrepreneurs et les créatifs pour les aider à surmonter leur peur des finances, à gérer des entreprises financièrement saines et à devenir des leaders et des PDG solides. »

Et ils comprennent que pour concrétiser leur vision, ils doivent exploiter la puissance de processus bien documentés et raffinés afin d'accroître l'efficacité dans des situations où le rythme est soutenu, avec des clients qui, le plus souvent, évoluent rapidement.
Ils s'engagent à fournir des solutions évolutives, conçues pour évoluer avec leurs clients.
Rebecca explique comment elle et l'équipe d'Officeheads ont mis en place des processus évolutifs pour un client dont le chiffre d'affaires initial était de zéro et qui atteint aujourd'hui 10 millions de dollars :
« Nous avons un client - des courtiers en immobilier — qui évolue rapidement et qui nous est arrivé tout neuf, alors nous l'avons configuré à partir de zéro.
« Nous avons mis en place des processus qui se sont adaptés à leur croissance. Ils sont avec nous depuis sept ans, ils sont passés d'une équipe de deux à 13 personnes, avec un chiffre d'affaires de 0 à 10 millions de dollars, et ils sont répartis dans plusieurs villes et États. Mais les processus ont été très peu modifiés. Et au fur et à mesure de leur croissance, notre facture mensuelle est restée pratiquement la même.
« Nous sommes donc vraiment, vraiment fiers des processus évolutifs d'entrée et de sortie d'argent que nous avons développés. »
C'est leur capacité à écouter leurs clients et à comprendre, d'un point de vue opérationnel, exactement ce qu'ils doivent faire pour gagner. Et cela permet non seulement de construire un plan de course solide, mais aussi de bâtir des relations durables.

Les outils et processus gagnants

Lorsque vous mettez en place des processus spécifiques dans une optique de longévité, pour une clientèle croissante d'entrepreneurs au rythme effréné, vous avez besoin d'une solution de gestion de cabinet solide pour vous en sortir.

Consolidation

Karbon offre la consolidation des bureaux. Ils sont capables d'utiliser moins de systèmes qui remplissent bien plusieurs fonctions, plutôt qu'une pléthore d'outils différents.

« Nous utilisions un certain nombre d'outils numériques pour faire fonctionner l'entreprise et Karbon est arrivé sur la table en étant capable de tout consolider. Il a même consolidé des choses dont je ne savais pas qu'elles devaient l'être. »

Culture et communauté

Lorsque le COVID-19 a frappé, l'équipe d'Officeheads est passée d'un bureau de 2 000 pieds carrés à une dispersion à travers les États-Unis. Cinq mois plus tard, Rebecca a présenté Karbon à son équipe.
C'est à ce moment-là que Rebecca a dû faire face à deux problèmes qui, au départ, semblaient distincts :
Assurer le bon fonctionnement de son entreprise dans un environnement distant.
Maintenir une culture d'entreprise forte dans ce contexte.
Heureusement, Karbon a permis à Rebecca de surmonter ces deux problèmes en maintenant des niveaux élevés de visibilité et de collaboration au sein de l'équipe, même si tout le monde était réparti. 
Mais c'est la possibilité de mentionner @ dans Karbon qui a permis de résoudre les deux problèmes à la fois.
« La possibilité d'ajouter des petites notes ici et là et de communiquer dans Karbon nous a aidés à améliorer notre communication, notre culture et à rester connectés », explique Rebecca.

Gain de temps et autogestion

Pour Rebecca, il est clair que son équipe n'utilise pas les tâches client dans Karbon, simplement parce que les temps de réponse des clients sont plus longs sans elles.
« Du point de vue de mes employés, Karbon leur fait gagner du temps dans la recherche des clients. Il arrive qu'un employé envoie un courriel plutôt qu'une tâche client, et bien sûr, trois semaines plus tard, il n'a toujours pas reçu l'information. » 
De plus, le temps gagné à rechercher la communication avec les clients contribue à maintenir la productivité de l'équipe.
« Maintenant, avec Karbon, il y a moins de fois où nous nous demandons les uns aux autres si un client a été appelé, parce que vous pouvez simplement aller regarder les notes dans Karbon. »

« Le fait que toutes les communications soient documentées et associées à des organisations, des contacts, et des éléments de travail dans Karbon est phénoménal. »

Rebecca souligne également comment Karbon aide les membres de l'équipe à mieux se gérer et à mieux gérer leur temps.
« Il est plus facile pour eux de gérer leurs tâches, et mes managers ont plus de transparence au cas où quelqu'un aurait besoin d'aide. C'est quelque chose que nous n'avions pas avant Karbon. »

Exécuter le plan de course

Lorsque vous avez un plan de course, vous connaissez chaque virage de la piste et tout ce que vous devez optimiser pour affronter vos concurrents. Et c'est ce que Rebecca et son équipe d'Officeheads offrent à leurs clients — un plan de course agile et informatif qui évoluera avec eux et les distancera de la concurrence.
Disposer des bons outils et processus pour exécuter les plans de course de leurs clients est essentiel au succès d'Officeheads. Et le fait de disposer de toutes les informations dont ils ont besoin en un seul endroit leur facilite grandement la tâche.

« Karbon est le guichet unique. Je n'ai pas besoin de me rendre à plusieurs endroits. Le fait qu'il dispose de tout ce dont j'ai besoin pour gérer mon entreprise est une excellente chose. »

Résultats clés

• Transition d'une équipe de 13 employés d'une entreprise sur site vers une entreprise à distance, tout en renforçant la culture d'entreprise

• Consolidation de leur pile technologique

• Augmentation de la visibilité et consolidation de la communication interne et avec les clients

• Amélioration de l'autonomie et de la productivité des employés