Comment Change Accountants & Advisors a obtenu une visibilité et un contrôle totaux?

Change Accountants & Advisors a été créé en 2011 par Timothy Munro, issu d'un cabinet très prospère que Munro a cofondé et dirigé pendant les 20 années précédentes. Leur objectif est d'aider leurs clients à prendre des décisions financières intelligentes afin qu'ils puissent avoir un bel avenir.

« Nous ne nous concentrons pas uniquement sur la fiscalité ou les registres comptables pour aider les entreprises à y parvenir. Nous nous concentrons sur la manière dont nous pouvons améliorer la situation de nos clients afin qu'ils puissent passer plus de temps avec leur famille, prendre plus de vacances, acheter de belles voitures, boire du bon vin, rembourser leur maison et faire tout ce que les gens veulent faire, mais ne reçoivent jamais les conseils nécessaires pour y parvenir », explique M. Munro.

Change Accountants a toujours été une entreprise hébergé dans l'infonuage, ce qui signifie qu'elle a toujours été prête à innover et à explorer de nouvelles solutions dans linfonuage qui l'aideront à être plus efficace et rentable, et lui permettront de fournir un meilleur service à ses clients.

Lutter contre le manque de transparence

Despite having complete confidence in his staff, Munro was always concerned about his lack of visibility.

Bien qu'il ait une confiance totale dans son personnel, M. Munro s'est toujours inquiété de son manque de visibilité.

« Lorsque notre équipe part tous les soirs, ses connaissances partent aussi. La grande frustration pour moi était donc que si j'avais besoin de savoir ce qu'ils disaient dans un courriel ou où en étaient les choses avec un client, je pouvais rarement le trouver », dit-il.

Les communications avec les clients étant bloquées dans leurs boîtes de réception individuelles, il était impossible pour les employés de savoir ce que les autres disaient ou de connaître l'état d'avancement des travaux sur lesquels ils travaillaient.

Et le manque de transparence s'étendait au-delà du courrier électronique : sans un seul endroit où ils pouvaient travailler et collaborer, les employés avaient du mal à savoir sur quoi les autres travaillaient et où se trouvaient les goulots d'étranglement.

« Nous avions besoin d'une solution que personne n'avait développée. Enfin, jusqu'à ce que Karbon arrive. »

Découvrir la réponse

La plateforme de collaboration centralisée de Karbon a permis à Change de combiner ses courriels, ses discussions, ses tâches et ses flux de travail, unissant ainsi son équipe en un seul endroit pour travailler ensemble.

L'intégration profonde de Karbon avec Office 365 a permis à leur courrier électronique de sortir des silos et de se retrouver dans un flux de travail d'équipe partagé, offrant une visibilité imprévue pour discuter, attribuer et agir.

Plutôt que de s'appuyer sur des systèmes dispersés et des informations incomplètes, Karbon transforme les e-mails en tâches exploitables, fournissant un contexte au travail, et à la communication.

Karbon est également suffisamment flexible pour s'adapter à différents flux de travail et rôles — un facteur essentiel pour une entreprise comme Change, qui comprend de multiples équipes et employés qui fournissent un travail très différent.

« Karbon nous a donné la possibilité de consulter n'importe quelle adresse électronique, n'importe quelle réponse d'un client, n'importe quel travail, en fait n'importe quoi n'importe où, et de voir instantanément ce qui se passe. »

Change a commencé à utiliser Karbon en 2016. L'équipe d'onboarding de Karbon a travaillé en étroite collaboration avec eux pour migrer leurs données et fournir une formation individuelle aux champions et des sessions d'équipe continues, ce qui a assuré à toute l'équipe une transition rapide.

Mais le facteur numéro un qui a assuré une mise en œuvre en douceur a été la rapidité avec laquelle l'équipe a vu le potentiel de Karbon pour transformer sa façon de travailler.

« Mon équipe a immédiatement compris comment Karbon pouvait nous aider à mieux planifier, à mieux fournir le travail, à mieux communiquer, à voir où en sont les choses et à collaborer pour faire avancer les choses. Parce que mon équipe a compris cela, elle a embarqué dès le premier jour », dit Munro.

Une solution pour tous

Le coordinateur des services clients garde un écran ouvert sur Karbon toute la journée pour planifier les tâches, déplacer les choses et voir qui travaille sur quoi.

Les comptables gèrent chaque tâche individuelle dans Karbon, en utilisant des listes de contrôle qui décrivent chaque étape à accomplir. Et lorsqu'ils ont besoin de quelque chose de la part d'un client, ils planifient des tâches client et utilisent des rappels automatiques pour s'assurer que le client renvoie ce qui est requis.

Des modèles ont été créés pour tous les processus courants de l'équipe, ce qui permet à chacun d'effectuer le même processus précis, de réaliser chaque étape nécessaire et de maintenir une cohérence totale.

L'ensemble de l'équipe bénéficie de la manière dont Karbon fait passer ses courriels Office 365 de boîtes de réception cloisonnées à un flux de travail partagé. Une piste d'audit est automatiquement créée pour chaque client ou travail, ce qui permet de partager la façon dont ils communiquent avec les clients.

« Si un client appelle et veut savoir où se trouve quelque chose, nous pouvons le lui dire instantanément. Nous avons une transparence totale et pouvons voir le dernier e-mail avec le client ou les notes d'une conversation téléphonique. »

La tranquillité d'esprit

Karbon a permis d'importants gains de productivité et d'efficacité dans toute l'entreprise, ce qui a eu un impact direct sur la croissance du chiffre d'affaires.

Au cours des six derniers mois, le chiffre d'affaires a augmenté de 15 %, ce que Munro attribue aux gains de temps obtenus grâce à Karbon et au fait qu'il a désormais une confiance totale dans ce que fait son équipe.

Karbon a également permis à l'équipe de se concentrer sur les résultats qu'elle fournit et sur la façon dont elle peut les améliorer à chaque fois. « S'il y a un problème, ou si je veux simplement voir où en est quelque chose, je peux le trouver instantanément. Cela m'a permis de gagner beaucoup de temps », explique-t-il.

Mais par-dessus tout, la tranquillité d'esprit est peut-être l'avantage le plus important que procure Karbon.

« Je peux y aller et voir ce qui s'est passé aujourd'hui, ce qui ne s'est pas passé, et réparer quelque chose si cela n'a pas été fait. Avant Karbon, cela m'aurait pris une demi-journée — si j'avais un peu de chance. Maintenant, je peux le trouver en deux minutes. Cela a vraiment changé notre façon de faire les choses", déclare Munro.

« Karbon me permet de voir ce qui se passe partout dans mon entreprise. Je peux dormir tranquille en sachant que ce que nous avons promis en tant qu'entreprise de comptabilité, nous le tenons. »

Key results

• 15% revenue growth attributed to time savings gained from Karbon

• Productivity and efficiency gains across the entire team

• Full visibility across all client communication