Comment Paula Field suit de près ce qui compte le plus pour elle

Paula Field est expert-comptable agréée dans l'État du Texas. Elle dirige une équipe de 10 personnes, qui se passionnent pour les besoins comptables de leurs clients.

Le commerce dans ses gènes

Depuis son plus jeune âge, les affaires font partie de la vie de Paula. Elle a commencé sa carrière en travaillant dans le magasin Hallmark familial, que sa mère a ouvert lorsque Paula avait 13 ans. En même temps, son père dirigeait une autre entreprise.

« J'avais l'habitude de descendre du bus et d'aller travailler avec maman après l'école. Ensuite, à la maison, je m'asseyais à la table du dîner avec maman et papa et nous parlions boutique. C'était ma vie en grandissant », dit Paula.

« Je faisais tout ce que maman ne voulait pas faire. Elle était artiste mais ne s'intéressait pas à des choses comme la comptabilité. Alors je me suis lancée, et j'ai adoré ça ».

En aidant cet unique magasin Hallmark à devenir une chaîne de sept magasins, Paula a découvert sa passion pour la comptabilité et l'aide aux autres. Elle a obtenu un diplôme de gestion d'entreprise et a réalisé qu'elle était née pour les chiffres et les affaires.

« Ma mère et moi avons géré l'entreprise ensemble. Nous avons guidé l'ouverture d'autres magasins, et nous sommes passés à 120 employés. »

Mais Paula se souvient que tout n'a pas toujours été sans heurts. « Nous étions toujours stressés par l'obligation de verser les salaires, de payer le loyer ou de nous occuper de notre facture d'inventaire », dit-elle.
Après 20 ans de hauts et de bas, Paula et sa mère ont pris la difficile décision de fermer l'entreprise familiale.

Une perspective unique

Les défis liés à la gestion d'une petite entreprise, combinés à son amour des chiffres, ont placé Paula dans une position unique. Ainsi, après la fermeture des magasins familiaux, elle était déterminée à aider les autres à éviter la même souffrance qu'elle a connue.

Elle a obtenu une maîtrise en comptabilité et le titre d'expert-comptable. Elle a ensuite créé Paula Field, CPA, PLLC afin de pouvoir aider les autres à tirer les leçons de ses propres expériences.

« J'ai vécu une expérience commerciale en boucle. Ma mentalité a donc toujours été celle d'un propriétaire d'entreprise, et non d'un comptable », explique Paula. « Je comprends pourquoi les gens se lancent dans les affaires en premier lieu et leurs points douloureux. »

« Lorsque je dirigeais l'entreprise familiale, je voulais des informations en temps réel. Je sais combien il est important de prendre des décisions pour demain en fonction d'hier. Pas des décisions pour l'année prochaine basées sur ce qui s'est passé l'année dernière. »

« Tout ce que nous faisons aujourd'hui est basé sur la fourniture de ce niveau de service à nos clients. »

Orienté vers la technologie

Pour être en mesure de fournir le service dont elle sait que ses clients ont besoin, Paula et son équipe ont adopté la technologie.

« Nous sommes axés sur la technologie et sur l'information en temps réel », explique Karen Standefer, directrice des opérations. « La technologie nous permet d'offrir aux clients le produit que Paula veut offrir ». 

« Notre utilisation de la technologie est devenue un facteur de différenciation pour nous. Nous donnons aux clients un aperçu de leur activité qu'ils n'avaient jamais eu auparavant. »

Paula pense que s'ils peuvent donner aux clients une visibilité des informations en temps réel, ils leur apporteront également une plus grande tranquillité d'esprit. 

« Ils nous paient pour faire un travail, ils ont donc besoin de voir que ce travail est fait », dit-elle. « Nous utilisons la technologie au bénéfice du client, du flux de travail, des employés, et de l'entreprise. Nous l'adoptons et en tirons pleinement parti. »

Sortir du chaos

Karbon, qui permet de gérer le flux de travail et la communication, est un élément essentiel de leur pile technologique. Paula affirme que tous les aspects de leur activité en ont bénéficié.

« Karbon a considérablement amélioré notre flux de travail », dit-elle. « Nous n'avons plus cet environnement chaotique et il y a moins de jurons !».

La visibilité qu'offre Karbon les aide également à réaliser leur priorité absolue, à savoir fournir un service de classe mondiale aux clients.

« Beaucoup de choses sur lesquelles nous travaillons peuvent changer la vie des clients, il est donc très important que nous soyons au courant de chaque e-mail et de toute communication au sein de l'équipe », explique Karen. « Karbon nous donne la visibilité dont nous avons besoin sur la communication interne et externe. »

« Chacun d'entre nous peut accéder à un élément de travail ou à un contact et voir un courriel que n'importe qui a envoyé. Cela n'a pas de prix pour nous. »

« Nous avons un seul endroit pour trouver ce dont nous avons besoin. Cela signifie que nous ne dupliquons pas la communication ou que nous ne demandons pas des choses qui ont déjà été répondues. Cela se traduit également par un délai d'exécution plus rapide pour nos clients. »

Les déclarations de revenus des clients sont maintenant traitées en moins de deux semaines.  
Paula convient que Karbon les a rendus plus efficaces. « Les clients répondent à une question et celle-ci est directement intégrée à l'élément de travail dans Karbon », explique-t-elle. « Nous n'avons pas besoin de consulter un autre courriel ou de demander à une autre personne. Tout est là et accessible à qui en a besoin, ce qui réduit les délais. »

« Karbon nous évite une grande partie du travail manuel, ce qui nous rend plus efficaces et améliore notre niveau de service. »

La cerise sur le gâteau

L'équipe est enthousiaste à l'idée de synchroniser ses données Karbon avec Lacerte® Tax, en utilisant Intuit Practice Management powered by Karbon.

« Il ne s'agira pas d'éviter la double saisie, mais d'éviter la quadruple saisie », déclare la directrice commerciale Sandra Michaels. « La combinaison de la synchronisation de Karbon et de Lacerte va être la cerise sur le gâteau pour nous ».

« La mise à jour d'un élément de travail dans Karbon sera mise à jour dans Lacerte », explique Paula. « Lorsque nous utilisons Lacerte dans le processus de livraison, le statut est très important. Je suis vraiment enthousiaste à l'idée que les logiciels puissent travailler ensemble. »

Karbon et Lacerte travaillant plus étroitement ensemble, l'équipe de Paula aura encore plus de visibilité sur des déclarations fiscales spécifiques et le flux de travail de haut niveau nécessaire pour prendre des décisions macro.

« Nous aurons au moins deux paires d'yeux sur tout », dit-elle. « Nous pouvons être sûrs que le travail est accompli à temps, que les extensions sont déposées et que rien ne passe à travers les mailles du filet. »

Toujours une entreprise familiale

Une grande partie de ce qu'elle a appris en travaillant dans l'entreprise de sa mère il y a de nombreuses années est encore utilisée par Paula aujourd'hui. Cela est particulièrement évident par le fait que son équipe est désormais comme une famille.

« Paula s'investit énormément dans notre apprentissage et notre développement individuel au sein de l'entreprise », déclare Karen. « C'est la licorne arc-en-ciel des lieux de travail. J'ai des opportunités incroyables, je peux apprendre et me développer continuellement, tout en restant la mère que je dois être. J'en apprécie chaque minute. »

Bien que la taille de l'entreprise ait doublé au cours des deux dernières années, Paula veille à ce que l'expérience du client reste leur priorité absolue. « Des outils comme Karbon nous ont permis de servir plus de clients et d'être plus efficaces, tout en améliorant le produit que nous leur fournissons », dit-elle.

« Je reviens toujours aux chiffres, mais en même temps, j'aime les humains. J'aime aider leurs entreprises et les relations qui en découlent. »

Résultats clés

• Doublement de la taille en deux ans

• Automatisation du flux de travail et des processus

• Visibilité du travail des clients pour l'ensemble de l'équipe