Comment la BNA livre les déclarations fiscales en trois jours

Fondée dans un sous-sol par Bernie Ackerman en 1977, la BNA est depuis devenue une entreprise de 30 personnes au service de plus de 3 000 clients en Caroline du Sud et dans tous les États-Unis. Elle est fière d'être à l'avant-garde en termes de technologie et d'innovation, ce qui, selon elle, a été la clé de son succès.

Dernier pas vers l'infonuagigue

« Nous nous considérons comme un cabinet avant-gardiste et progressiste. Nous avons toujours utilisé la technologie pour gagner en efficacité et nous faciliter la vie », explique Jason Ackerman, CPA.

C'est en raison de cette philosophie que la BNA est passée à l'infonuage plus tôt que la plupart des cabinets. Mais la pièce manquante du puzzle était une solution de gestion de cabinet adaptée à son mode de fonctionnement.

« Nous disposions d'une base de données obsolète et de quelques feuilles de calcul pour le suivi des projets, ce qui nous convenait lorsque nous avions 10 employés, mais avec 30 employés et 2 000 déclarations fiscales individuelles, nous avions besoin d'une bien meilleure organisation au niveau du cabinet », explique Jason.

« Pour faire le dernier pas vers l'infonuagique, nous avions besoin d'une solution facile à utiliser qui nous donne une vue d'ensemble de tout ce qui se passe dans notre entreprise. Karbon a été notre réponse à cette question. »

Lorsqu'ils ont découvert Karbon en 2016, les BNA ont surtout été attirés par la possibilité de partager leurs courriels et de rationaliser leurs processus. Après avoir mis en œuvre Karbon comme système pour gérer leur pratique, ils ont réalisé que ce n'était que le début.

« Karbon résout beaucoup de problèmes que nous ne cherchions même pas à résoudre à l'époque, et ceux-ci ont été transformateurs pour nous. Nous avons fait notre première saison fiscale avec Karbon il y a deux ans, et nous n'avons jamais regretté notre choix », explique-t-il.

Faire passer l'efficacité au niveau supérieur

En raison du grand nombre de déclarations fiscales qu'elle traite, la BNA a toujours été axée sur les processus.

« Je comparerais notre processus de déclaration d'impôts à celui de n'importe quelle entreprise du pays. »

« Nous avons toujours eu tous nos processus écrits, mais nous avions besoin de la technologie pour faire passer notre efficacité au niveau supérieur », déclare Jason.

Grâce à la possibilité de documenter des modèles, Karbon a permis à BNA de rendre ces processus opérationnels. Le travail des clients est maintenant créé directement à partir de ces modèles, ce qui garantit que chaque étape de leur formule éprouvée est exécutée correctement.

Ces processus sont constamment itérés et affinés pour les rendre encore plus efficaces. Alors que les déclarations de revenus sont généralement livrées en 18 à 20 jours par les cabinets américains, la BNA ne prend généralement que trois jours. Au cours des 12 derniers mois, leur temps de traitement, de l'assemblage à la révision, a encore été réduit de 10 %.

« De nombreux cabinets d'experts-comptables se concentrent sur le temps facturable qu'ils dépensent, mais nous sommes bien plus préoccupés par le service à la clientèle, la vitesse et la rapidité avec laquelle nous pouvons faire passer les choses dans le système. Karbon est vraiment conçu pour cela », déclare Jason.

Cet état d'esprit axé sur l'efficacité a eu un impact direct sur le chiffre d'affaires de BNA, qui a augmenté de 10 à 13 % par an au cours des trois dernières années. Avec une équipe composée de personnes ouvertes au changement et qui adoptent la technologie, Jason ne voit aucune raison pour laquelle leur processus ne peut pas continuer à s'améliorer.

« C'est ce que fait Karbon », dit-il. « Les clients m'envoient maintenant des documents pour la déclaration d'impôt de l'année prochaine et j'ai tout cela organisé et prêt à partir. Si nous avons besoin de quelque chose d'autre, nous leur envoyons une tâche client. Il la reçoit, télécharge ce dont nous avons besoin et nous le recevons immédiatement. S'ils oublient, nous savons que Karbon leur rappellera sans que nous ayons besoin de faire quoi que ce soit. »

Contrôle complet de l'ensemble de l'entreprise

En prévision de la prochaine saison fiscale, BNA prend désormais le temps de se concentrer sur la planification, la capacité, et la facturation. Karbon est au centre de tout cela, fournissant à la direction des vues personnalisées donnant une visibilité sur l'ensemble du cabinet.

« Nous avons toujours eu une idée de ce que nous voulions faire, mais nous n'avions aucun moyen de le suivre. Avec Karbon, nous pouvons tout voir. Nous pouvons partager avec tout le monde nos progrès, nos objectifs, et ce que nous devons faire pour les atteindre. »

Bien que la BNA ne contrôle plus le temps, elle utilise les budgets de travail de Karbon pour déterminer ce que l'équipe facture, à quoi ressemble son pipeline et ce qu'elle devrait livrer dans un délai donné.

Aujourd'hui, Jason est beaucoup plus confiant dans le contrôle qu'il exerce sur son entreprise et sait que lorsque des problèmes surviennent, il ne se contente pas de les voir rapidement, mais sait exactement ce qu'il faut faire pour les résoudre.

« Nous pouvons affiner et voir où se situent nos goulots d'étranglement », explique-t-il. « Il est très facile de regarder dans Karbon et de voir si nous avons 38 travaux en attente de révision, et d'y affecter davantage de réviseurs pour remédier à ce problème. Nous n'avions jamais eu cette visibilité et ce contrôle auparavant. »

« Karbon est tellement bien pensé et robuste, tout en restant simple à utiliser. Il faudrait au moins trois systèmes différents pour remplacer ce que Karbon nous apporte aujourd'hui, si tant est que nous puissions tout faire. »

Résultats clés

• Plus de 2 000 déclarations d'impôts réalisées chaque année

• Des processus clés 10 % plus efficaces au cours des 12 derniers mois

• Le chiffre d'affaires a augmenté de 10 à 13 % par an au cours des trois dernières années.

• Visibilité et contrôle complets de l'entreprise pour la toute première fois