Témoignage du client

Comment TMS a augmenté la productivité de 40 %

Une équipe de neuf personnes réparties dans deux pays, de plus de quatre nationalités et parlant plus de cinq langues différentes, l'équipe TMS tire sa force de sa diversité.

« Nous travaillons comme un seul homme », explique Maris Vercide, Office Manager. « Nous ne sommes pas seulement un cabinet, nous sommes une famille ».

Et cela n'enrichit pas seulement leur culture, mais a un impact sur leur capacité à fournir des services de qualité supérieure à leurs clients. Leur principal objectif est de renforcer les petites entreprises familiales et la protection des actifs.

« [Notre culture] nous rend plus proches de nos clients. Nous expliquons toujours l'importance de protéger votre famille, tout comme nous protégeons la nôtre. C'est le cœur de notre activité. »

Adopter une approche proactive des affaires

Le TMS d'aujourd'hui est une entreprise très différente de celle qui a vu le jour au début des années 90.

L'équipe dirigeante savait que les jours des entreprises basées sur le papier étaient comptés, et elle a donc commencé à passer lentement à l'infonuage.

« Au départ, la transition vers le nuage a été difficile, mais très utile, tant pour nous que pour nos clients », explique M. Maris.

Et le fait d'être à l'avant-garde a permis à l'équipe de TMS de poursuivre ses activités à distance en 2020, sans mettre en péril sa production ou la valeur qu'elle apporte à ses clients.

« Lorsque la pandémie est arrivée, il nous a été vraiment facile [de continuer à travailler] car nous travaillions déjà de cette manière depuis deux ans. Nos clients y étaient déjà habitués. »

Trouver et utiliser les bons outils pour gérer une équipe distribuée

Avoir une équipe dispersée dans le monde entier présente des défis uniques, et l'un des plus importants est sans doute la consolidation du travail, des informations sur les clients, et de la communication.

Et cette consolidation est le premier problème que TMS a essayé de résoudre lorsqu'ils ont trouvé Karbon. Ils ont rapidement réalisé que Karbon pouvait jouer un rôle essentiel dans leur transition globale vers l'infonuage.

« À l'origine, nous recherchions un CRM, puis nous avons choisi Karbon parce que c'est un outil convivial pour les comptables », explique Maris.

En tant que directicede bureau, Maris est responsable de la gestion, de la création, de l'affectation, et de la distribution du travail au sein de l'équipe.

Avant Karbon, ce processus était manuel et maladroit.

« J'essaie toujours de maximiser un outil. Je ne me contente pas de m'en tenir à la façon dont nous avions initialement prévu de l'utiliser. Je l'explore, je trouve d'autres manières d'utiliser l'automatisation et je cherche à faciliter son utilisation. Nous testons les choses jusqu'à ce que tout soit parfait. »

Grâce aux fonctionnalités de Karbon telles que les tâches des clients, l'équipe de TMS est en mesure de profiter de ce que Maris appelle des « expériences en un clic ».

« Karbon me permet de contacter facilement nos comptables pour répartir le travail. Il me suffit d'ajouter un commentaire pour les informer, plutôt que de devoir leur transmettre un e-mail. Les commentaires dans Karbon sont un domaine que j'aime vraiment, vraiment beaucoup. »

Grâce à la rationalisation de son flux de travail dans Karbon, TMS bénéficie d'une augmentation de 40 % de sa productivité.

De plus, leur capacité à prévoir et à planifier signifie que leurs charges de travail sont claires et flexibles.

« Kanban m'aide à donner à l'équipe une vue d'ensemble de ce qui se passe, et la possibilité de trier par date d'échéance permet à l'équipe de savoir ce qui devient prioritaire et ce qui ne l'est pas », explique Maris.

Préparés pour la croissance

TMS a pour mission de développer son cabinet.

Leurs efforts de marketing augmentent pour y parvenir, ce qui met une pression supplémentaire sur l'équipe, constate Maris.

« Mais c'est pour le mieux, car cela nous aide à nous développer. Ce qui est bien, c'est que maintenant que nous commercialisons notre cabinet, nous avons une automatisation déjà établie et prête pour les nouveaux clients, ce qui nous permet de les aider plus rapidement. »
Et c'est grâce à leur clairvoyance quant à la valeur de l'infonuagique que leurs clients actuels et futurs peuvent se sentir en sécurité dans la capacité de leur cabinet comptable à protéger leur patrimoine, à développer leur entreprise et à protéger leur famille, sans manquer une étape.