Comment Ipsum Advisors a gagné l'équivalent d'un membre du personnel supplémentaire

Ipsum Advisors est un cabinet de comptabilité et de conseil patrimonial à service complet basé à Bendigo, dans le Victoria. Anciennement connu sous le nom de Stewarts Accountants, Ipsum existe depuis plus de 40 ans et s'efforce d'améliorer la santé financière de ses clients dans tout l'État de Victoria grâce à une stratégie fiscale intelligente et à des conseils en matière d'affaires et de conformité.

Après avoir fonctionné comme un cabinet traditionnel avec des logiciels de bureau pendant de nombreuses années, ils sont passés à l'infonuage en 2011 avec la prolifération de Xero. Le directeur Billy Lacey affirme qu'ils n'ont pas regardé en arrière depuis, tirant le meilleur parti des opportunités que l'linfonuage leur offre, et progressant de plus en plus.

Les douleurs de croissance

Comme de nombreux cabinets comptables en pleine croissance, Ipsum a été victime de son propre succès.

« Il y a tellement de tâches à accomplir en même temps que c'est fou d'essayer de les gérer toutes », dit Lacey. « Non seulement cela, mais la quantité de communication que vous traitez dans un cabinet comptable est ridicule. Toutes les interactions et communications se retrouvent dans la boîte de réception de chacun, et il est devenu très difficile de savoir exactement ce qui se passe. »

Ils ont commencé à expérimenter divers outils pour les aider à mieux gérer leur travail et leur flux de travail, et à améliorer leur collaboration. Mais aucune des solutions qu'ils ont essayées n'était adaptée à leurs besoins exacts ni suffisamment flexible pour s'adapter à leur façon de travailler.

Tirer parti du changement

L'équipe dirigeante d'Ipsum a tous participé à la conférence Change GPS en 2017. C'est là qu'ils ont découvert Karbon pour la première fois.

« Dès que nous l'avons vu, nous avons su que Karbon était la solution dont nous avions besoin », déclare Lacey. « Nous pouvions clairement voir qu'elle nous aiderait à planifier les capacités, à gérer le flux de travail et à gérer les tâches, et elle semblait extrêmement facile à utiliser. »

Comme l'entreprise n'a jamais eu peur de prendre des risques, surtout lorsque la récompense potentielle est si grande, elle a pris la décision sur-le-champ de mettre en œuvre Karbon. Elle n'a pas regretté son choix.

« Les choses vont très vite dans notre secteur, alors autant tenter sa chance et monter à bord si vous voyez une opportunité. Cet état d'esprit novateur nous a été très utile. »

Mise en œuvre de Karbon

Ipsum’s Practice Manager, Leila Pilcher took on the role of change champion and worked with Karbon’s onboarding and customer success team to migrate data and learn the basics and best practices.

Leila Pilcher, gestionnaire du cabine Ipsum, a endossé le rôle de championne du changement et a travaillé avec l'équipe d'accueil et de succès client de Karbon pour migrer les données et apprendre les bases et les meilleures pratiques.

Un gros effort a été fait pour démontrer au personnel les avantages qu'il pouvait tirer de l'utilisation de Karbon, et pour s'assurer que leur façon de concevoir le travail était en phase.

« Même si vous essayez de systématiser votre activité, chacun a toujours sa propre façon de faire les choses. Mais il est essentiel que nous soyons tous dans le même train », déclare Lacey. Il n'a pas fallu longtemps pour que l'équipe soit opérationnelle. En l'espace de deux mois, l'accent mis sur le rendement leur a donné le courage d'arrêter complètement d'utiliser les feuilles de temps. Lacey affirme que cela ne se serait jamais produit sans l'utilisation de Karbon.

Un an après la mise en œuvre initiale, Pilcher affirme qu'ils bénéficient toujours des vastes ressources de Karbon. « Karbon met à disposition un grand nombre de webinaires et de documents fantastiques. Ils nous aident à garder les meilleures pratiques à l'esprit et nous permettent de ne jamais stagner dans nos processus de travail. »

Une solution du haut vers le bas

Aujourd'hui, Karbon est ancré dans l'ensemble de l'entreprise Ipsum.

Lacey et d'autres partenaires utilisent le tableau Kanban de Karbon pour avoir une vue d'ensemble de tout, en examinant souvent les produits livrables, plutôt que la simple productivité de l'équipe. « D'un seul coup d'œil, nous pouvons voir la valeur monétaire liée aux éléments de travail de Karbon et leur évolution tout au long de l'année », explique Mme Lacey.

Des vues personnalisées ont été créées pour chaque équipe afin d'être utilisées lors de leurs réunions de travail. Ensemble, elles peuvent vérifier l'état des travaux et apporter des modifications dynamiques en déplaçant des éléments.

« Nous pouvons rapidement voir où en est chaque entité, qui est responsable, et si nous avons dépassé la date d'échéance. Nous pouvons descendre dans ce travail et voir précisément où en sont les tâches. »

La fonction Tâches du client a introduit un nouveau niveau d'automatisation dans leur flux de travail. Plutôt que de passer du temps à courir après les clients, ils programment Karbon pour qu'il leur demande automatiquement toutes les informations dont ils ont besoin.

« Nos clients sont plus rapides et notre relation avec eux a changé : nous n'avons plus besoin d'être la personne ennuyeuse qui leur court après. Cela nous a fait gagner des heures et des heures de temps. »

Et d'un point de vue individuel, chaque membre de l'équipe utilise sa propre liste de tâches pour garder une trace de chaque tâche dont il est responsable.

« La liste de tâches est un outil très facile à utiliser. C'est le meilleur moyen pour moi de ne pas perdre de vue ce que je dois faire chaque jour », déclare Lacey.

Une meilleure valeur commerciale à long terme

Karbon a eu un impact important sur Ipsum — sur des processus spécifiques, sur chaque membre de l'équipe et sur la performance globale de l'entreprise.

Lacey prend l'exemple de leur processus d'accueil des clients, qu'ils ont fait beaucoup d'efforts pour améliorer. Ils ont utilisé un modèle de meilleures pratiques pour l'accueil des clients fourni par Karbon, l'ont adapté à leur processus existant et ont ensuite travaillé à l'amélioration continue de ce flux de travail.

Karbon a également eu un impact sur les types de clients qu'ils sont prêts à accepter. Ils peuvent maintenant voir l'historique de communication et d'activité de clients similaires, ce qui les aide à décider si un nouveau client vaut la peine qu'ils y consacrent du temps.

L'utilisation de Karbon comme source de connaissances et pour améliorer le partage au sein de l'équipe leur a donné une base solide pour se développer davantage à l'avenir.

« Peu importe la qualité d'un seul membre du personnel dans votre entreprise, vous n'obtiendrez jamais l'échelle dont vous avez besoin, ni ne ferez en sorte que tout le monde aille dans la même direction, sans tirer parti d'une technologie comme Karbon », déclare Lacey. « Même si une personne est exceptionnelle, c'est toujours beaucoup d'informations dans sa tête que personne d'autre ne voit. »

« Nous n'avons jamais eu autant de collaboration dans notre entreprise qu'aujourd'hui. Grâce à la collaboration de tous les membres de l'équipe et à l'utilisation de Karbon, ils peuvent rapidement récupérer le travail des autres et le traiter, même si quelqu'un n'est pas là. »

Les gains d'efficacité ont également été importants. Mme Lacey prévoit que Karbon leur a permis de récupérer 1 600 heures par an, soit l'équivalent d'un membre du personnel supplémentaire. Ce temps est maintenant redéployé dans des domaines plus significatifs de l'entreprise, comme le temps passé avec les clients, l'essai de nouvelles technologies et le développement de nouvelles lignes de service.

Selon M. Pilcher, cette efficacité accrue a permis d'augmenter le rendement. « Le temps que nous passons maintenant est plus efficace et plus productif, ce qui améliore continuellement notre capacité à accepter plus de travail », dit-elle. « Karbon a réduit notre stress, créé de la confiance et fait en sorte qu'il soit si facile pour nous de continuer à travailler sur différents projets. »

Lacey est d'accord. « Karbon a été formidable pour notre équipe — il rend notre travail plus agréable. Ils ne sont plus accablés par des tâches fastidieuses ou ennuyeuses. Je ne pourrais même pas imaginer la vie sans Karbon, ce serait un cauchemar », dit-il.

« Je suis tout à fait convaincu que nous allons continuer à récolter des bénéfices en termes de rentabilité accrue, de meilleurs clients, de capacité à offrir une meilleure expérience client et de meilleure valeur commerciale à long terme. »

Résultats clés

• Une collaboration d'équipe plus importante que jamais

• Un débit de travail maximisé

• 1 600 heures économisées chaque année dans l'ensemble de l'entreprise, soit l'équivalent d'un membre du personnel supplémentaire.