Comment Envolta Cloud Accounting construit sa pile technologique ultime

Ayant son siège social à Ottawa, mais servant des clients dans tout le Canada, Envolta offre une gamme de services comprenant la tenue de livres, la paie, la fiscalité et le conseil. Le président-directeur général David DiNardo affirme que cela ne les décrit pas complètement.

« Nous sommes devenus plus qu'une société de comptabilité. Nous offrons vraiment une solution complète à chacun de nos clients", explique David. 

L'ingrédient essentiel qui a permis à Envolta de se développer rapidement et de fournir ce service complet ? La technologie.

« Envolta est synonyme de mise à profit de la technologie. Nous utilisons les meilleurs systèmes et processus pour éliminer la saisie de données. Cela nous permet de nous concentrer sur le service à la clientèle, le rôle de conseiller et d'offrir la meilleure expérience à nos clients », dit David.

Les fondations numériques

De l'avis de David, le secteur de la comptabilité et le mode de fonctionnement de nombreux cabinets n'ont pas beaucoup évolué au cours des dernières décennies. Ainsi, lorsqu'il a créé Envolta en 2014, il était déterminé à faire les choses différemment.

Cela signifiait concevoir et mettre en œuvre une pile d'apps qui permettrait à son équipe de faire progresser les entreprises de leurs clients, tout en développant l'activité d'Envolta en même temps.

Après avoir d'abord mis en œuvre QuickBooks Online comme leur logiciel de comptabilité en nuage, une solution était nécessaire pour tout gérer en interne. Pour cela, David avait une liste d'exigences. 

« Je voulais quelque chose de facile à utiliser, basé sur l'infonuage et spécialement conçu pour les comptables », explique-t-il. Sa recherche n'a pas duré longtemps. 

« La deuxième application que nous avons mise en œuvre dans notre entreprise est Karbon. Je l'ai tout de suite adoptée, et elle est rapidement devenue notre plaque tournante interne. »

Une pile technologique conçue pour l'efficacité

Au cours des années suivantes, David et l'équipe d'Envolta ont mis en place un ensemble de technologies intégrant une large gamme d'applications de pointe. Cela leur a permis d'automatiser une grande partie du travail manuel. 

Pour l'aider à identifier et à choisir les systèmes parmi un écosystème en constante évolution, David s'est concentré sur les applications qui s'intègrent les unes aux autres.

« Les intégrations directes facilitent grandement notre travail », dit-il. « Lorsque j'ai réalisé que Karbon s'intégrait à Ignition et TSheets, j'ai fait des recherches et j'ai très vite décidé de mettre en œuvre ces apps. »

Aujourd'hui, Envolta fonctionne avec un ensemble d'applications choisies pour répondre à des besoins spécifiques, notamment Hubdoc, Plooto, WagePoint, Ignition, TSheets, QuickBooks Online et Karbon. 

David a également utilisé la connexion Zapier de Karbon pour synchroniser ses données avec autant de systèmes que possible. Par exemple, il a utilisé Pipedrive dans le cadre de son processus de vente.

« Nous utilisons Zapier pour relier Pipedrive à Karbon. Un nouveau prospect peut aller en ligne pour nous fournir ses détails importants au début du processus. Leurs réponses sont versées dans Pipedrive pour notre équipe de vente, et s'ils deviennent clients, ces détails sont poussés dans Karbon. »

« C'est beaucoup plus facile maintenant. Toutes les informations sont exactement là où elles doivent être, et non plus sur une feuille de calcul Excel nécessitant une saisie manuelle. »

Automatisation de l'accueil des clients

La meilleure façon de démontrer la fluidité du fonctionnement d'Envolta est d'examiner la façon dont l'entreprise accueille un nouveau client aujourd'hui - un processus qui, selon David, est extrêmement important pour l'entreprise.

« Le processus d'intégration du client, surtout en ce qui concerne les prix avantageux et la mise en place de nouveaux systèmes, est probablement la chose la plus importante », dit-il. « Le client doit savoir exactement ce qu'il obtient de nous, combien cela va lui coûter et quels sont nos produits livrables. »

La première étape est la proposition du client, qui est envoyée via Ignition, déclenchant une séquence d'étapes automatiques qui peuvent suivre.

« Nous identifions les besoins du client, les faisons entrer dans Ignition, et envoyons une proposition exposant les détails », explique David. 

« Une fois la proposition acceptée, une entrée QuickBooks Online est créée, ainsi qu'un élément de travail Karbon à partir du modèle approprié. Cette tâche est attribuée à un responsable de l'accueil et le processus d'accueil peut commencer. »

Au début du processus, le responsable de l'intégration met en place les systèmes nécessaires pour le client et s'assure que toute la comptabilité du mois en cours est à jour. À ce stade, ils mettent en place des éléments de travail et des tâches à répéter selon des calendriers automatiques dans Karbon, en les assignant à différentes personnes de l'équipe Envolta.

En moyenne, il leur faut maintenant moins d'un mois pour passer d'une proposition de client acceptée à un travail complet en cours. Non seulement l'efficacité s'est améliorée, mais les clients sont plus heureux et plus faciles à traiter. 

« Aujourd'hui, le taux de fidélisation des clients est de l'ordre de 99 %. Cela s'explique par le fait qu'ils savent exactement ce qu'ils obtiennent, qu'ils connaissent leur pile d'applications et qu'ils travaillent avec nous pour se fournir un meilleur service. »

Gagner en visibilité avec TSheets

Une fois que l'équipe effectue un travail continu pour le client, la production de rapports sur l'efficacité et l'analyse des données est facilitée par l'integration de Karbon avec TSheets.

« Nos employés vont dans Karbon et entrent leurs heures par projet pour un client spécifique, ce qui est poussé dans TSheets", explique David. "Nous pouvons ensuite exécuter des rapports de projet et analyser les données de manière très détaillée. »

« Nos gestionnaires de comptes et nos comptables ont un certain nombre de clients chaque mois. Comme ils sont suivis par TSheets, nous connaissons leur capacité et le nombre d'heures qu'ils doivent consacrer à chaque client. »

Disposer de ces données précises a été un élément essentiel dans la transition réussie d'Envolta de la facturation horaire à la tarification à la valeur ajoutée.

« L'un des risques liés au passage à la tarification à la valeur ajoutée est le glissement de périmètre. Pour l'éviter, il faut former les clients et s'assurer qu'ils suivent le processus de la proposition. TSheets nous donne la visibilité dont nous avons besoin pour contrôler cela », explique David.

« L'intégration de Karbon et de TSheets nous donne un aperçu mensuel de l'état d'avancement de nos projets et du temps que chaque employé passe sur chaque projet. Nous utilisons ces données pour identifier les indicateurs clés de performance et les gains d'efficacité, et voir si nous fixons correctement le prix des projets. Cela nous a donné une visibilité que nous n'avions jamais eue auparavant. »

Automatisation interne et externe

David est toujours à l'affût de la prochaine application qui permettra de gagner encore plus de temps et d'offrir un meilleur service à la clientèle. C'est cet état d'esprit qui permet à Envolta de figurer sur des listes telles que celle des entreprises à plus forte croissance d'Ottawa.

« Il ne faut pas avoir peur de la technologie. Des applications comme Karbon et TSheets ont été incroyables pour nous. Elles me permettent de réaliser ma pile d'applications parfaite. »

« Nous devons nous concentrer sur les processus internes et externes", déclare David. "Karbon nous a permis d'élaborer nos processus en interne, et d'autres applications comme Hubdoc, Plooto et WagePoint nous permettent d'automatiser la comptabilité du client. »

Intégrer autant de systèmes que possible, ce n'est pas seulement gagner du temps sur la saisie des données, c'est aussi s'assurer que les données sont exactes et à jour.

« Avant d'intégrer tous ces outils, nous avions toujours deux ou trois mois de retard, nous regardions les informations du passé et nous faisions du rattrapage. Mais aujourd'hui, nos données sont propres et nous pouvons généralement déclarer l'impôt sur les sociétés dans le mois qui suit la fin de l'année. Nous avons le temps d'avoir davantage de discussions à caractère consultatif. »

Et tout comme l'accent mis sur les processus, les avantages se font sentir en interne et en externe également.

« Notre personnel aime connaître ses clients et savoir exactement ce qu'il doit faire pour chacun d'eux », déclare David. « Et nos clients l'adorent parce qu'ils peuvent enfin voir leurs chiffres en temps réel et prendre des décisions financières en toute confiance. »

David s'attend à ce que sa pile technologique évolue, mais il sait aussi que les applications elles-mêmes vont continuer à s'améliorer. Au centre de cette évolution se trouve Karbon.

« Karbon est vraiment axé sur les comptables et cherche toujours à résoudre les problèmes des cabinets d'expertise comptable. Ils mettent constamment leurs produits à jour et résolvent les problèmes réels que nous rencontrons », explique-t-il.

« Chaque cabinet comptable devrait utiliser Karbon. C'est la pierre angulaire de notre activité. »

Résultats clés

• Taux de rétention des clients de 99 %

• Embarquement de nouveaux clients en moins d'un mois.

• Liste des entreprises à la croissance la plus rapide d'Ottawa 2018 et 2019.

• Les 500 premières entreprises en croissance du Canada en 2019