La gestion d'entreprise d'Armanino bénéficie d'une meilleure visibilité et d'une plus grande responsabilité

Comptant parmi les 25 plus grands cabinets indépendants de comptabilité et de conseil aux entreprises des États-Unis, Armanino comprend l'importance de l'innovation et de la croissance. Au sein du département de gestion des affaires, ils sont également bien conscients des défis qui peuvent résulter de la mise à l'échelle et de la gestion d'équipes dispersées.

Pour surmonter ces défis, ils concentrent leurs efforts sur la recherche permanente des meilleures solutions innovantes. Ils ne se contentent jamais du statu quo et recherchent de nouvelles solutions technologiques et une expertise spécialisée pour faire avancer leurs objectifs et ceux de leurs clients.

Rester au sommet de son art

Depuis des années, Armanino était à la recherche d'un outil de collaboration en flux de travail qui lui convienne. Elle souhaitait un système qui permette une collaboration et un transfert de connaissances sans faille, qui gère des processus standard mais qui soit suffisamment souple pour s'adapter à la myriade de projets menés par son entreprise.

Les membres du personnel utilisaient différentes méthodes pour suivre les tâches et le travail individuels — Microsoft Excel, et Outlook Calendar ou Tasks pour les rappel, et pour les éléments plus variés, Evernote. Dans un environnement de travail en équipe, le défi consistait à travailler efficacement ensemble et à partager les informations.

« J'avais l'impression qu'en tant que prestataires de services professionnels, nous passions trop de temps à gérer nos e-mails et à revérifier notre boîte de réception pour nous assurer que nous traitions les questions importantes en temps voulu », explique Catherine Catherine, directrice chez Armanino, qui supervise les initiatives technologiques de gestion des affaires.

« Nous savions que pour rester au top, nous avions besoin d'un système qui permette la collaboration et la visibilité entre les membres de l'équipe. »

Ils savaient que pour surmonter ces défis fondamentaux, ils avaient besoin d'un système qui leur permettrait de travailler ensemble et de reproduire leurs processus les plus courants — tout en étant adaptable à leurs projets uniques.

Un seul endroit pour travailler ensemble

La plateforme de collaboration centralisée de Karbon a permis à Armanino de combiner ses courriels, ses discussions, ses tâches et ses flux de travail, et de réunir son équipe en un seul endroit pour travailler ensemble.

L'intégration profonde de Karbon avec Office 365 a permis à leur courriels de sortir des silos et d'entrer dans un flux de travail d'équipe partagé, offrant une visibilité imprévue pour discuter, attribuer et agir.

Plutôt que de travailler sur plusieurs systèmes avec la possibilité de travailler sur des informations segmentées, Karbon transforme les courriels en tâches exploitables, fournissant un contexte au travail et à la communication, quelque chose d'essentiel pour le succès des organisations modernes et géographiquement dispersées comme Armanino.

Mise en œuvre en 7 étapes

À la mi-2017, Karbon a été mis en œuvre dans le groupe de gestion commerciale d'Armanino, initialement avec 5 testeurs, avant de passer à 52 utilisateurs, ce qui représente environ 75 % du département. Un plan de mise en œuvre personnalisé en 7 étapes a été élaboré par l'équipe d'onboarding de Karbon - comprenant une migration assistée des données, une formation individuelle des champions et des sessions d'équipe continues - afin de garantir que toute l'équipe puisse effectuer une transition rapide.

« L'équipe de Karbon a été géniale et d'un grand soutien. Ils sont généreux de leur temps, car ils comprennent qu'un soutien de qualité a fait toute la différence dans la réussite de la mise en œuvre de ce programme », déclare Catherine.

Une polyvalence adaptée à la façon dont chacun travaille

Karbon s'est avéré un excellent outil de gestion des pratiques pour les équipes d'Armanino Business Management et Family Office Services. Les gestionnaires sont en mesure de voir qui travaille sur quoi et comment leurs projets progressent, ou de se concentrer sur l'état d'avancement de tâches spécifiques et de courriels qu'ils ont assignés à d'autres personnes.

Renee Flekman, responsable du service de gestion des affaires, déclare : « Karbon me permet de superviser les tâches de l'ensemble du service et de m'assurer qu'elles sont réalisées en temps voulu. En outre, il me permet de déplacer facilement la charge de travail. Si un membre du personnel part ou arrive sur un nouveau compte, la totalité de la charge de travail des tâches peut être attribuée à cette personne. »

Les activités de développement commercial peuvent être suivies dans un élément de travail où les courriels entre les parties, y compris les courriels des autres collègues avec les prospects, et la progression peuvent être vus par toute l'équipe. Cela s'est avéré inestimable pour leurs activités de prospection.

Le niveau de confidentialité peut être personnalisé afin que chaque personne ait sa propre vision de ce qu'elle doit faire aujourd'hui et de ce qui l'attend. Les meilleures pratiques sont documentées sous forme de modèles pour permettre le partage des connaissances et peuvent être déléguées pour permettre une substitution efficace.

« Karbon est tellement polyvalent et fluide. Il donne aux utilisateurs la liberté de le personnaliser pour l'adapter à leur façon de travailler. »

Rubina Hyder, coordinatrice des systèmes et des processus des services de gestion des affaires et des bureaux familiaux, déclare que « la possibilité de visualiser les tâches et les éléments de travail qui m'ont été attribués ou que j'ai créés est utile, car je peux visualiser ce travail d'une manière qui correspond à mon style de travail. Je peux basculer sur différents filtres et options d'affichage. »

La tranquillité d'esprit

Karbon a permis une collaboration efficace entre les équipes du département Business Management d'Armanino, en mettant l'accent sur la gestion efficace des courriels, la collaboration entre les équipes, la visibilité et l'efficacité.

« Pouvoir étiqueter mes collègues sur une tâche ou un e-mail avec une mise à jour de statut ou une note sur l'avancement de ce travail est formidable car cela permet de garder tout le monde sur la même longueur d'onde, tout en étant capable de collaborer en temps réel » ajoute Rubina.

Karbon permet d'accélérer l'action et l'affectation des courriels, et de réduire globalement le nombre de courriels envoyés et reçus, ce qui se traduit par un gain de temps estimé à 20 % dans la gestion des courriels, soit environ deux heures par utilisateur et par semaine.
Les membres de l'équipe apprennent plus rapidement de nouveaux processus en utilisant des modèles partagés. La substitution ou la délégation lorsque le personnel est en vacances est également facilitée par Karbon.

« Karbon nous donne une plus grande visibilité et une plus grande responsabilité. Nous pouvons maintenant voir qui est responsable de quelque chose et quelles sont les conversations qui ont lieu », a ajouté Catherine.

Mais la différence la plus importante que Karbon a apportée à leur travail est quelque chose qui ne peut pas être mesuré - la tranquillité d'esprit que les points à traiter sont traités en temps opportun.

« Karbon offre de nombreuses fonctionnalités intéressantes, mais je pense que la première chose que m'apporte Karbon, c'est l'assurance d'être au top et de consacrer mon temps à apporter de la valeur à mes clients. »

« Avec Karbon, dès qu'un courriel arrive, je peux y donner suite, l'assigner à d'autres et le planifier. En conséquence, cela me permet d'être un bien meilleur prestataire de services », explique Catherine.

Résultats clés

• Une responsabilité et une visibilité accrues au sein de l'équipe

• Un emplacement unique et central pour les meilleures pratiques et les processus.

• Le temps de gestion des courriels a diminué de 20 %.

• Les 25 plus grands cabinets indépendants de comptabilité et de conseil aux entreprises aux États-Unis.